«Седьмой Континент» и Xerox: первые итоги внедрения услуги по обработке первичных бухгалтерских документов

Сеть супермаркетов «Седьмой Континент» передала обработку первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур на аутсорсинг компании Xerox. Внедрение услуги позволило одной из крупнейших в России розничных торговых сетей снизить издержки на обработку бухгалтерской документации и счетов-фактур более чем на 20%, сократить сроки «закрытия» поставок, устранить ошибки при обработке документов, а также обеспечить высокий уровень прозрачности и управляемости процесса.

«Седьмой Континент» ежемесячно обрабатывает более 600 000 документов, поступающих от нескольких тысяч контрагентов. Для повышения эффективности этого бизнес-процесса и сокращения издержек сеть супермаркетов в феврале 2013 года заключила пятилетний контракт на оказание услуг по обработке первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур с компанией Xerox – одним из лидеров на рынке услуг аутсорсинга бизнес процессов в области финансов и бухгалтерского учета (FAS, Financial and Accounting Services), согласно аналитическому отчету Gartner «Магический квадрант» за 2014 год.

Проект, реализованный Xerox в сети «Седьмой Континент», не имеет аналогов на российском рынке по полноте оказываемых услуг. Услуга охватывает цикл первичной обработки пакетов документов, поступающих от поставщиков, от их приема и регистрации до формирования прототипов закрытых поставок и их загрузки в ERP-систему заказчика.

Процесс обработки, выполняемый сотрудниками Xerox, включает проверку комплектности пакетов документов, формируемых по факту поставки товаров, и правильности их оформления, выявление расхождений по цене или количеству между фактически принятым товаром и заказом в ERP, а также предусматривает автоматическое информирование поставщиков и магазинов о проблемных документах. Каждое из найденных расхождений затем отображается на экране разработанного специалистами Xerox автоматизированного рабочего места бухгалтера, что облегчает последующее принятие решения по проблемному документу. Аналогичные процессы были построены и для других видов транзакций, таких как возврат и списание, а также для обработки документов, сопровождающих перемещения товаров внутри торговой сети.

«В результате передачи процесса на аутсорсинг нам удалось снизить затраты на обеспечение взаиморасчетов с контрагентами более чем на 20%, – комментирует Александр Першутов, директор службы поддержки бизнеса ОАО "Седьмой Континент". – Однако для нас не менее важными результатами являются повышение качества и прозрачности всего процесса, а также значительное сокращение сроков "закрытия" поставки – с трех дней до 24 часов».

При внедрении проекта Xerox развернул на одной из подмосковных площадок ОАО «Седьмой Континент» программно-аппаратный комплекс, позволяющий автоматизировать процессы обработки 10 различных видов документов, обеспечив его интеграцию с ERP-системой заказчика. Кроме этого, был реализован сервис «Электронное хранилище», и была создана система комплексного учета, благодаря которой сотрудники бухгалтерии имеют доступ к отчетам о статусе обработки в режиме online.

«Передача такого сложного процесса на управление стороннему подрядчику всегда сопряжена с рисками, – делится Александр Першутов, директор службы поддержки бизнеса ОАО "Седьмой Континент". – Потребовалась кропотливая работа в течение полугода по реорганизации процессов, тестированию технологического решения, согласованию и внедрению различных компонентов услуги, что позволило нам избежать проблем на переходном этапе».

«Совместными усилиями нам удалось построить эффективный и надежный процесс обработки документов, освободить бухгалтеров "Седьмого Континента" от рутинных и весьма трудоемких операций и сделать их работу более продуктивной и комфортной, – говорит Валерий Кузьмич, руководитель отдела маркетинга и стратегических программ департамента аутсорсинга документоемких процессов компании Xerox Россия. – Теперь, когда новый процесс налажен, мы вместе с заказчиком изучаем перспективы дальнейшего расширения услуги. Например, мы готовы взять на себя процессы дальнейшей обработки "проблемных комплектов", взаимодействие с магазинами и ряд других функций».