Секреты профессионалов: как правильно внедрить HR-автоматизацию в ритейл

Андрей Синякин, руководитель проектного офиса Skillaz рассматривает топ ошибок внедрения HR-автоматизации в ритейл и советует, как их избежать.

Автоматизация процессов управления персоналом сегодня стала незаменимой, особенно в ритейле. Она позволяет оптимизировать трудоемкие процессы, повысить эффективность работы, контролировать и анализировать результаты, снизить затраты, а также ускорить процессы принятия решений и уменьшить вероятность ошибок. Однако, несмотря на все преимущества автоматизации, при ее внедрении нужно учитывать ряд возможных проблем.

Отсутствие цели

Без четкой цели внедрение HR-решения может быть бесполезным или даже привести к нежелательным последствиям: оказаться неэффективным или нанести ущерб компании.

Чтобы этого избежать, необходимо определить цель заранее и объяснить ее всем заинтересованным сторонам. Она должна быть четкой, измеримой, достижимой, релевантной и ограниченной по времени. Кроме того, цель должна быть адаптирована к потребностям компании и ориентирована на конечный результат. Это может быть снижение количества ручных операций, повышение производительности, ускорение процессов, уменьшение затрат на управление персоналом и так далее.

Определение цели также позволит понять, какое HR-решение лучше подойдет для компании и как его нужно внедрять.

Несоответствие бизнес-процессов и функций системы

Некорректное понимание бизнес-процессов и функций внедряемых систем — следующая распространенная ошибка. Это может привести к неэффективному использованию HR-решений из-за их несоответствия потребностям компании и неудачным результатам.

Для того чтобы избежать подобных проблем, необходимо проанализировать бизнес-процессы компании и определить, какие функции внедряемые HR-системы могут наиболее эффективно поддержать. Например, если предприятие хочет избавиться от рутинных операций и быстрее нанимать персонал, подойдет ATS/CRM-система, заточенная под автоматизацию массового подбора кадров. Если цель — увеличить производительность, то HR-решение должно предоставлять возможность мониторинга и анализа этой производительности. Если компания ставит перед собой задачу повысить уровень обслуживания клиентов, HR-система должна обеспечивать управление квалификацией и обучением сотрудников.

Бизнес-процессы компании могут изменяться со временем, поэтому HR-система должна быть гибкой и легко настраиваемой для адаптации к новым требованиям.

Например, в Skillaz существует отработанная практика проведения предпроектного обследования в компании заказчика. Специалисты формируют четкое понимание текущих бизнес-процессов, определяют цель и задачи, предлагают пошаговое решение и проектный план. Это позволяет избежать первых двух ошибок. Такую работу вы можете проделать и самостоятельно, но будьте готовы потратить много времени и ресурсов.

Отсутствие плана внедрения и контроля

Отсутствие плана внедрения так же серьезно влияет на успешность проекта, как и работа без цели. Процесс автоматизации может стать более затратным и неэффективным. Без прозрачного контроля результатов невозможно измерить и оценить результаты внедрения HR-решений, а также скорректировать процессы в случае необходимости.

План внедрения должен определить этапы реализации, их продолжительность и ответственных за каждый из них. Это позволит планировать ресурсы, оптимизировать затраты и ускорить автоматизацию. План внедрения также должен содержать механизмы для оценки рисков и выработки стратегий по их управлению.

В уставе проекта описывают, какие параметры будут измеряться и с помощью каких инструментов. Это может быть, например, сравнение показателей до и после внедрения системы, опросы сотрудников или анализ данных по использованию системы. Такой подход позволит определить, насколько эффективны внедренные HR-решения, а также выявить проблемы и возможности для улучшения.

В целом планирование и контроль являются ключевыми элементами при реализации любого проекта, автоматизация HR-процессов не исключение. Данные инструменты помогают оптимизировать затраты, сократить сроки и повысить эффективность системы. Кроме того, эти планы обеспечивают прозрачность и контроль за процессом внедрения, что позволяет достигать более высоких результатов.

Команда внедрения в Skillaz эффективно применяет проектный подход при внедрении собственной системы, при этом успешно комбинирует его с гибкими методологиями разработки, что подтверждают десятки реализованных проектов в крупнейших компаниях.

Недостаточная интеграция с другими системами

HR-автоматизация может быть успешной только в том случае, если система хорошо интегрирована с другими решениями, используемыми в компании.

Иначе предприятие может столкнуться с ошибками или дублями в данных, задержками в процессах и трудностями в управлении информацией. Например, без связи между ATS-системой и системой управления вакансиями и кандидатами рекрутеры могут упустить ценных кандидатов.

Чтобы этого не допустить, необходимо обеспечить полную интеграцию HR-системы с другими решениями — как внутренними (системы управления сотрудниками, рабочим временем, оплатой труда), так и внешними (карьерный портал, job-борды, телефония, мессенджеры, чат-боты и так далее). Это позволит компании сократить ошибки в данных, улучшить управление процессами и повысить эффективность работы HR-отдела в целом.

Внедрение HR-автоматизации в ритейл может принести множество преимуществ, если заранее учесть возможные проблемы. Проект будет успешно реализован, если избежать типичных ошибок и следовать правильной стратегии, плану внедрения и контроля, выбрать наиболее подходящее HR-решение, проведя все интеграции. Тогда от HR-автоматизации можно получить максимальную отдачу.