Изменение в области EDI с 1 июля 2017 г.: обязательный УПД, новые бизнес-процессы и решения для компаний, использующих SAP ERP

Универсальный передаточный документ (УПД) и связанный с ним Универсальный корректировочный документ (УКД) уже много лет используются в России и для одних компаний стали привычной удобной формой, а для других остаются непонятной новинкой. Печатная форма УПД появилась в 2013 году, печатный УКД - в 2014, а в 2016 были введены форматы электронных юридически значимых УПД и УКД (Приказы ФНС России ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016 и ММВ-7-15/189@ от 13.04.2016). В соответствии с этими приказами с 1 июля 2017 г. электронные УПД и УКД становятся обязательными для электронного юридически значимого документооборота (ЮЗДО) и прекращается использование прежних форматов электронного счета-фактуры (ЭСФ), ТОРГ-12 (эТОРГ) и Акта приемки-сдачи работ (услуг).

Михаил Калябин (mikhail.kalyabin@tieto.com, моб. +7 921 746 87 04), эксперт в области EDI и ЮЗДО, SAP консультант компании Tieto, в интервью порталу Retail-Loyalty.org рассказал об отличиях печатного и электронного УПД, влиянии новых законодательных требований на бизнес и внедрении УПД для компаний, использующих SAP ERP.

R&L: Зачем нужен электронный УПД и почему он становится обязательным?

М. Калябин: Электронные УПД и УКД по смыслу и возможностям отличаются от печатных форм с тем же наименованием значительно сильнее, чем отличались ЭСФ и электронный ТОРГ-12 от своих бумажных аналогов. Рассмотрим различия бумажного и электронного УПД.

Печатный УПД может иметь два статуса. УПД статус 1 исполняет функцию счет-фактуры и накладной/акта, а УПД статус 2 исполняет функцию накладной/акта. Нет варианта печатного УПД, который исполнял бы функцию только счета-фактуры. Для электронного УПД вместо статусов 1 и 2 утверждены три функции: СЧФ (счет-фактура), СЧФДОП (счет-фактура и накладная/акт) и ДОП (накладная/акт). Электронный УПД СЧФ с точки зрения бизнеса идентичен ранее использовавшемуся ЭСФ, хоть и отличается технически форматом.

Итак, печатный УПД является формой, дополняющей традиционные счет-фактуру и ТОРГ-12/акт, и применяется на усмотрение контрагентов. Электронный УПД является техническим форматом, в рамках которого реализуются отдельные счет-фактура и накладная/акт, а также электронный документ, объединяющий их функции: УПД СЧФДОП. Этот технический формат становится обязательным с 1 июля 2017.

R&L: Как электронный УПД повлияет на бизнес-процессы?

М. Калябин: Ответ на этот вопрос зависит от особенностей конкретной компании.

Для компаний, не использующих электронные юридически значимые документы, новый формат не повлияет на процессы, но завершение переходного периода в отрасли станет хорошим моментом для внедрения таких документов.

Все компании, которые используют электронные юридически значимые документы, должны будут изменить формат XML-документа или дополнить формат обмена с оператором новыми полями, которые обязательны для УПД. Эти технические изменения касаются IT-служб и не затронут пользователей. Влияние на бизнес-процессы зависит от того, какую схему компания использует сейчас.

Для компаний, которые использовали ранее только ЭСФ, изменения в бизнес-процессе будут минимальны. Они будут выпускать или принимать УПД СЧФ так же, как ранее ЭСФ.

Компании, которые ранее использовали пакет ЭСФ+е-ТОРГ, но проводили приемку по DESADV и бумажной накладной, также смогут работать по-прежнему. При этом для них в два раза уменьшится оплачиваемый трафик, т.к. два документа заменятся одним УПД СЧФДОП.

Серьезные изменения в процессе отгрузки товаров могут быть необходимы в случае внедрении приемки на основании УПД СЧФДОП и УПД ДОП. Ряд крупных торговых сетей уже сообщили о внедрении такой схемы. Если приемка производится по бумажной накладной, то поставщик обычно выпускает и подписывает электронные документы после отгрузки, при этом функция подписания электронной подписью (КЭП) возложена на бухгалтерию или отдел по обслуживанию клиентов. Если УПД необходим клиенту «до приезда грузовика», то время, имеющееся на выпуск и подписание УПД, может значительно сокращаться. Кроме того, может требоваться выпуск документов в вечернее и ночное время. В результате возможно возникновение необходимости передать подписание документов «на склад», что потребует выпуск КЭП и обучение сотрудников, ранее не работавших с электронными документами. Также повышается требование к надежности системы, обеспечивающий обмен, т.к. отсутствие УПД приведет к отказу от приемки.

R&L: Что Вы можете посоветовать компаниям, которые заинтересованы во внедрении электронного УПД?

М. Калябин: До 1 июля 2017 года осталось мало времени, и компании, использующее электронные документы, уже активно работают над переходом к новому формату. Вместе с тем многие компании могли откладывать внедрение ЮЗДО для того чтобы сразу использовать новый формат. С учетом обычной продолжительности подобных проектов в 2-4 месяца, сейчас для этих компаний наступает удачный момент внедрить ЮЗДО до пиковых продаж конца года. При этом компании могут выбрать несколько вариантов интеграции, и для компаний, использующих SAP ERP, этот выбор имеет ряд особенностей.

R&L: Вы могли бы подробнее рассказать о вариантах интеграции?

М. Калябин: Среди вариантов интеграции можно выделить следующие:

· SAP-стандартное решение;

· гибридный обмен на основе EDI INVOIC, преобразуемом оператором;

· тиражируемые решения сторонних интеграторов;

· коннекторы на основе печатных форм;

· индивидуальная разработка.

С моей точки зрения, прежде всего стоит рассматривать SAP-стандартное решение и гибридный EDI-обмен.

SAP СНГ уже несколько лет развивает стандартное решение для электронных фактур, данное решение уже используется многими компаниями. Решение включает функционал для обработки входящих и исходящих электронных документов и максимально унифицировано с традиционными выходными документами. Решение требует также установки модулей подписания КЭП и обмена с оператором, для которых SAP разработал стандартный интерфейс. Такие модули поставляются операторами электронного документооборота по относительно низкой цене.

В рамках подготовки к новому формату решение SAP было глубоко переработано, добавлены новые функции и существенно улучшено удобство использования. Отметим следующие улучшения:

· Единый журнал электронных документов вместо отдельных журналов фактур и накладных

· Поддержка функции аннулирования документов

· Автоматизированное формирование SAP-документов (входящая поставка, MIGO, MIRO) на основании входящих XML-сообщений

Как и раньше, решение поддерживает входящие и исходящие документы, в том числе исправительные и корректировочные.

Преимуществами данного решения является бесшовность интеграции и работа пользователя только в SAP. Дополнительные компоненты решения поставляются оператором, что облегчает закупку и обслуживание. Внедрение и поддержку может обеспечивать собственное IT-подразделение или выбранный интегратор.

Гибридный EDI-обмен широко используется дистрибуторами т.к. с наименьшими затратами внедряется при наличии EDI-обмена с контрагентами. При такой схеме поставщик отправляет логистическое EDI-сообщение INVOIC, которое преобразуется оператором обмена электронными документами в черновик юридически значимого документа в формате XML ФНС. INVOIC должен быть доработан, чтобы содержать все требуемые данные. Затем этот черновик подписывается в WEB-интерфейсе ответственным сотрудником и отправляется контрагенту. Также операторы поддерживают возможность конвертировать специально доработанный INVOIC в исправительный и корректировочный документ. Архив сообщений доступен в WEB-интерфейсе оператора. Данная схема имеет ряд ограничений: обычно реализуется для исходящих документов, контрагент обязательно должен пользоваться EDI и иметь GLN-номер, сотрудники должны работать с дополнительным WEB-порталом.

R&L: Почему Вы выделяете именно эти два варианта? В чем преимущества и недостатки других вариантов?

М. Калябин: Преимуществом выше указанных решений является низкая стоимость внедрения и владения. В сравнении с ними другие варианты могут представлять интерес при определенных условиях.

Тиражируемые решения сторонних интеграторов обладают широким функционалом и позволяют реализовать не только внешний, но и внутренний документооборот. Но стоит учесть, что стоимость внедрения таких решений в несколько раз превышает SAP-стандартное или гибридное решение. Кроме того, компания, купившая такой продукт, в дальнейшем продолжает зависеть от интегратора, поставившего решение.

Коннекторы на основе печатных форм позволяют провести интеграцию с минимальным воздействием на SAP-систему, что может быть востребовано подразделениями глобальных компаний, у которых нет возможности согласовать доработки в SAP. При этом такое решение подразумевает установку и администрирование отдельного ПО, усложняющего IT-ландшафт, а также требует работы пользователя в web-интерфейсе оператора.

Индивидуальная разработка решения для обмена электронными документами является наиболее дорогостоящим и сложным вариантом. Данное решение может быть востребовано компаниями со специальными требованиями к функционалу и производительности, в сложном ИТ-ландшафте, сочетающим разные ERP-системы, а также для компаний с старыми или сильно переработанными SAP-системами.

Буду рад ответить на все ваши вопросы.

Михаил Калябин, эксперт в области EDI и ЮЗДО, SAP консультант компании Tieto,

mikhail.kalyabin@tieto.com

моб. +7 921 746 87 04