Аутсорсинг документооборота как ключ к снижению издержек

В последнее время большинство компаний активно внедряют и эксплуатируют специализированное ПО для автоматизации бизнес-процессов, однако бумажные документы по-прежнему широко используются для обмена информацией между компаниями. В чем заключаются преимущества аутсорсинга документооборота, в интервью R&L рассказал директор службы поддержки бизнеса «Седьмого континента» Александр Першутов.

Александр Першутов, директор службы поддержки бизнеса «Седьмого континента»

R&L: Каковы основные проблемы, связанные с обработкой компанией-ритейлером первичной бухгалтерской документации (БД) своими силами, в отличие от использования аутсорсинговой модели? Какие факторы играют тут определяющую роль: масштабы бизнеса, территориальная разветвленность, иные?

А. Першутов:  Я бы выделил две основные проблемы. Во-первых, для обработки документов ритейлеру приходится держать большой штат сотрудников, которых нужно постоянно обучать и контролировать, что особенно проблематично с учетом большой текучки. Таким образом, затраты на персонал входят в число тех расходных статей, которые хотелось бы оптимизировать в первую очередь. В случае применения аутсорсинговой модели расходы на персонал становятся более прогнозируемыми, поскольку из поля зрения ритейлера выводятся проблемы, связанные с отпусками, больничными, собственно подбором персонала и пр.

Во-вторых, иногда возникает ряд затруднений при сверке информации, что обусловлено воздействием человеческого фактора, и, следовательно, приходится улаживать проблемы с поставщиками и пр. (в принципе, эти проблемы типичны не только для ритейла, но и для любого предприятия). В аутсорсинговой модели благодаря повышению качества и скорости обработки данных количество конфликтных ситуаций с контрагентами заметно снижается.

При этом, безусловно, масштабы и количество проблем с обработкой первичной бухгалтерской документации напрямую зависят от масштаба бизнеса: чем крупнее организация и сложнее ее устройство, тем больше документов оборачивается в системе и тем длиннее путь, который они проходят. Географическая удаленность офисов одной компании вносит дополнительные проблемы в движение документов, следовательно, чем крупнее сеть, тем сложнее обеспечить быстрый поиск документов, их надлежащее хранение и архивирование.

В случае применения аутсорсинговой модели расходы на персонал ста­новятся более прогнозиру­емыми, поскольку из поля зрения ритейлера выводятся проблемы, свя­занные с отпусками, боль­ничными и т. д.

R&L: Каковы с точки зрения ритейлера ключевые преимущества передачи на аутсорсинг процессов по обработке БД?

А. Першутов:  : Принимая решение о передаче обработки первичной бухгалтерской документации на аутсорсинг компании Xerox, мы в первую очередь рассчитывали на значительное сокращение издержек. Очевидно, что, передавая процесс обработки документов профессионалам, ритейлер избавляется от необходимости «раздувать» штат, поддерживая ресурсный резерв, вкладывать деньги в оборудование и обучение. Вторым преимуществом является повышение прозрачности бюджетирования, поскольку ритейлер получает возможность заранее оценить расходы и учитывать их при планировании. Также отдельно стоит выделить улучшение качества обработки документов: через ка кое-то время после передачи обработки БД на аутсорсинг выяснилось, что ранее качество обрабатываемых нами документов оставляло желать лучшего. Наконец, создание электронного архива, к которому мы имеем доступ в онлайн-режиме, позволило в числе прочего ускорить многие процессы, связанные с предоставлением документации контрагентам, госорганам и т. д.

Проект «Седьмого континента» по передаче на аутсорсинг процессов обработки первичной бухгалтерской  документации стал если не первым в российском ритейле,  то по крайней мере самым  масштабным

R&L: Какие основные организационные вопросы при передаче процессов обработки БД на аутсорсинг вам пришлось решать?

А. Першутов:  :Основной нашей задачей было выстраивание процессов взаимодействия на уровне, исключающем возможность того, что та или иная сторона может не понять, какие действия ей следует предпринять в каждом конкретном случае.