Обзор Workforce Management систем: западные или российские решения?

Ирина Чиркова, управляющий партнер компании MPLUG

Системы планирования и учета рабочего времени (Workforce Management, WFM) являются важной частью управления человеческими ресурсами любой организации. Их использование помогает эффективно управлять рабочими процессами – прогнозированием потока покупателей и товарооборота, расчетом потребности в персонале, планированием графиков работы сотрудников, контролем рабочего времени, аналитикой производительности труда и т.д. Это повышает общую эффективность компании, особенно работающей в сфере розничной торговли.

В данный момент на рынке WFM-систем можно выделить следующих глобальных игроков – Kronos (доля рынка - 24%), Oracle (5%) и SAP (5%). Среди национальных подрядчиков можно выделить VERME, решение в области управления гибкими графиками персонала, разработанное с учетом российской специфики бизнеса. Еще один российский проект – Mnogosmenka. Его разработчик Николай Пиликов создал доступное программное обеспечение для директоров магазинов, позволяющее составлять графики работы и расписания. Тем не менее программа не оптимальна для работы с сетями, так как не дает возможности строить прогнозы потребности в персонале или анализировать данные за предыдущие периоды.

Рассмотрим основные особенности западных и российских систем и разберемся, чем они отличаются друг от друга.

Kronos

Ведущий мировой поставщик в области решений для управления персоналом. Половина компаний, входящих в рейтинг Fortune 1000, пользуется именно этой системой. Продукт позволяет оптимизировать и строить гибкие графики, управлять расписанием, отслеживать время работы и посещаемость персонала, фиксировать отсутствие или уход сотрудника и измерять производительность. Автоматическое получение информации по данным параметрам позволяет руководителю предприятия максимально эффективно контролировать и оптимизировать затраты на персонал. Kronos, в отличие от других западных систем, предлагает возможности следующего поколения, например, более совершенное прогнозирование потребностей в сотрудниках. Благодаря использованию искусственного интеллекта точность таких прогнозов увеличивается на 25%, и система рассчитывает оптимальную потребность в персонале. Это не только значительно сокращает эксплуатационные расходы за счет уменьшения сверхурочных часов работы, но и увеличивает прибыль компании благодаря повышению производительности. Еще одна особенность Kronos – доступная в реальном времени аналитика, в том числе 150 уже сформированных ключевых показателей эффективности, которые впервые дают руководителям полный набор аналитических инструментов для оперативного реагирования на изменение потребностей организации.

Эффективность внедрения Kronos наглядно демонстрирует кейс компании Co-Operative, которая купила супермаркеты Sommerfield в 2009 году и столкнулась с проблемой интеграции двух сетей. Воспользовавшись решением Kronos, Co-Operative не только смогла решить проблему, но и приобрела полный контроль над планированием рабочих графиков для своих 52 000 сотрудников в 2400 магазинах. Теперь руководство оперативно реагирует на потребности компании и обеспечивает нужное количество подходящего персонала в зависимости от ситуации в том или ином магазине. Если до внедрения Kronos расходы на персонал составляли до 400 миллионов фунтов стерлингов в год, то после реализации проекта компания стала экономить до 12 миллионов фунтов. Этого удалось добиться за счет более жесткого контроля за временем работы персонала и лучшего прогнозирования и планирования графиков – так, например, количество переработок сократилось на 3500 часов в неделю.

SAP и Oracle

WFM-решения, предлагаемые компаниями SAP и Oracle, позволяют строить гибкие графики сотрудников, вести учет рабочего времени, рассчитывать потребность в персонале и многое другое. Традиционно именно эти системы выбирают крупные транснациональные компании. SAP и Oracle легко масштабируются и являются более привычными и универсальными для больших западных предприятий с представительствами в разных городах и странах. Тем не менее что касается Oracle, то эксперты отмечают следующие недостатки перед другими системами: нет возможности для совместной работы, облачных вычислений, а также достаточно низкий уровень юзабилити. В системах SAP исследователи компании Ventana Research отмечают отсутствие функционала управления задачами и проектами, а также более медленную скорость работы.

Несмотря на популярность обеих систем на Западе, позиции SAP в российском ритейле прочнее положения Oracle, по словам экспертов. Так, например, компания М.Видео внедрила именно SAP WFM, чтобы управлять рабочим временем своих сотрудников в соответствии с торговой нагрузкой. После реализации проекта сеть магазинов смогла отработать пиковый оборот с меньшим количеством персонала и снизить показатель простоя сотрудников, увеличив их доход и повысив мотивацию. В итоге компания М.Видео смогла сократить расходы на ФОТ на 10 %, и теперь 15 000 сотрудников сети работают именно по автоматизированным гибким графикам.

VERME

Система VERME – собственный инновационный продукт одноименной российской компании, основатели которой работают в области автоматизации управления систем планирования и учета рабочего времен более 13 лет. Решение VERME состоит из нескольких блоков, которые доступны для клиента как вместе, так и по отдельности. Среди них - прогноз требуемого количества рабочих часов сотрудников в зависимости от целевых продаж или затрат, автоматическое планирование графиков исходя из потребностей бизнеса и пожеланий сотрудников, контроль соблюдения законодательных ограничений продолжительности работы и подготовка аналитических отчетов за аналогичный период предыдущих лет (на основе данных о продажах, чеках, проданных товарах, посетителях, промо, сезонности, прогноза погоды и др.).

Решением уже активно пользуются российские ритейлеры и банковский сектор. Например, проект по автоматизации планирования расписания работы персонала в сети супермаркетов «Оливье» помог уменьшить долю фонда оплаты труда в товарообороте на 15% и увеличить производительность персонала на 7%.

Запад или Россия?

Когда встает выбор между западным или российским WFM-решением, многое зависит от того, международная это компания или нет. Те предприятия, которые уже используют WFM-системы в своих зарубежных офисах, чаще всего внедряют те же решения в своих российских представительствах, адаптируя их под специфику местных бизнес-процессов.

Если это не ваш случай, то вот несколько параметров, на которые рекомендуем обратить внимание при выборе.

Западные решения требуют больше времени для внедрения – внедрение Kronos/SAP для среднего предприятия занимает 9-12 месяцев. Российские системы могут сэкономить заказчику несколько месяцев - например, средний срок реализации проекта VERME – 4-5 месяцев.

Еще один немаловажный фактор – это клиентский сервис. Российские альтернативы в этом плане более доступны и гораздо быстрее реагируют на запросы. У западных компаний клиентов на порядок больше, а служба поддержки находится далеко, что снижает скорость реакции.

Важно также учитывать, что в западных системах планирование графиков делается понедельно, тогда как отечественные компании обычно делают это помесячно.

И конечно – стоимость. Западные системы более дорогие, их цена формируется из количества покупаемых лицензий. Российские компании идут другим путем – VERME, например, рассчитывает стоимость, исходя из количества подключаемых к системе магазинов (количество пользователей в точках не ограничено).

Тем не менее вопрос «Западная или российская система?» не является первоочередным, потому что конкуренция идет не между зарубежными или отечественными предложениями, а между ручным трудом и автоматизацией. Многие компании до сих пор работают по старинке с Excel, и важно образовывать рынок и показывать объективные преимущества автоматического подхода к управлению персоналом.