5 основных ошибок при проведении совещаний

Евгений Романенко и Олег Брагинский, основатель и директор «Школы Траблшутеров» анализируют 5 основных ошибок при проведении совещаний. – Промахи: 

1. Не готовить и не рассылать повестку за 24 часа. Считается, неожиданный вброс вопросов повышает шансы – некрасиво. Получил бы повестку заранее – опросил бы коллег: формирование взвешенного мнения. Решение принимается некомпетентными людьми по непонятному вопросу. 

2. Не убеждаться в прибытии приглашённых. Думается, успеют либо подготовиться, либо делегировать. На совещании узнаём, по важной причине отсутствующий должен выступать оппонентом – вопрос сносится. 

3. Направлять на представителя по уровню, а не по компетенции. Понимают, что занимается Вася, а начальник – Петя. Второй присутствует, умничает. Мыслится: «Вася сказал бы точнее, лучше, предметнее». 

4. Не писать и не согласовывать проект решения заранее. «Во время совещания молния часто бьёт не в то дерево» – не придумаешь заранее необходимое, получишь «подарок». 

5. Утаивать проработку вопроса от профильных специалистов. Придумаете чудовищно неграмотное решение – половина компании будет создавать видимость исполнения. Вторая будет бороться с неразумностью, возникшей в головах прозаседавшихся. 

– Как соблюсти тайминг совещания, не выйти за регламент? 

– Чем выше уровень совещания, чем меньше друг друга участники уважают, чем больше знакомы: вместе учились, давно работают, тем тяжелее соблюсти тайминг.

 – Хитрости: 

1. Не упускайте цель из виду. Кратчайшее расстояние между двумя точками: проблемой и решением – прямая. Не откланяйтесь от курса и не пускайте ложные тепловые цели. Истребитель, почувствовавший наведённую ракету, начинает бросать тепловые ловушки, позволяющие увести ракету. На совещаниях затягивают первые вопросы – не достанут последние. 

2. Следите за временем. Ведущий должен удерживать встречу от расползания. Съехавший вопрос угрожает переносом нижних пунктов повестки. Пресекайте самоутверждение. Токсичные категории: арестанты, Баба-Яга против, ничего не понимаю, фыркающие; озадачьте работой со сроками и вещественными результатами. 

3. Длительность убивает результативность. Каждые минут 40-50 прерываемся на 10 минут. Не продолжаем дискуссию в кулуарах: не успеем восстановиться. В перерыве из-за обсуждений может возникнуть очередная силовая идея. 

4. Не допускайте многопоточности, перебранок. Работаем в режиме радио: один говорит широковещанием, остальные слушают. 

5. Локализуйте конфликты. Рано или поздно совещающиеся загораются, вспыхивают, обмениваются гадостями. 

– Соборность и общинность – исторические черты, предопределившие любовь к совещаниям. Особенности национальных «посиделок» в других частях света? 

– Американцы быстры: 40 минут и сварились. Торопитесь, подготавливайте заранее. Не успеют принять решение, уйдут на внутренние непредсказуемые консультации. Подумав, примут мудрое решение. Арабы изощрены. В последнюю секунду или за пару минут до взлёта по телефону нечто сообщат, сымитировав новые вводные. Хитрость – прощаясь, сообщите, телефон практически сел. Выключайте, не получите «нежданку». 

Японцы решения принимают в неформальной обстановке и во время странных развлечений: не переедайте, не пейте много. Отдохните перед встречей, сошлитесь на специальный режим, тренировки, питание. Иначе утомят, вымотают. Даже не поймёте, кому и что обещали. Переводчик обещание может исказить неузнаваемо. 

– Что рекомендуете изучить по теме?

Смерть от совещаний 

Сонливость. Рассеянность. Равнодушие. Нудные заседания приводят к неверным решениям. Скучнейшие часы в жизни – дожидаться пока дадут слово, и оставаться до окончания. Ритуал скучен до боли, но руководители уверены в эффективности, наращивая посредственность организации. Компетентные управленцы без тени сожаления покорно терпят отупляющие разговоры как неизбежное зло. 

Инструкция к совещаниям в виде романа. 

Меньше, но лучше Работать надо не 12 часов, а головой 

Джордан Милн, Мартин Бьяуго 

Супергерои и мученики не в моде. Выбирайте не график, а вдохновение. Ищите способ выделиться. Цените людей рядом. Стремитесь в среду активных. Тестируйте своевременность идей. Перестаньте проводить сидячие совещания. Не жертвуйте здоровьем и энергией. Не тяните с трудными решениями. Сосредоточитесь на создании ценности. Не циклитесь на мелочах. Не контролируйте второстепенное. Раскрывайте замыслы.

Практики регулярного менеджмента. Управление исполнением, управление командой 

Павел Безручко 

Задачи системной управленческой работы: исполнение и информирование. Мотивы внедрения: потребности операционного совершенства, трансформации корпоративной культуры, методов обучения менеджеров. Цель – желаемое стояние, проблема – отклонение, результат – измерим. Ошибки: планирование неизменности, ручное подруливание, ненадлежащие исполнители. Готовьте совещания и совершенствуйте кадровые политики.