Как организовать виртуальное рабочее место: опыт собственников

Несколько недель карантина – основательная почва для выводов на тему «Как работается россиянам на удаленке?». Судя по результатам исследования аналитического центра НАФИ, опыт дистанционной работы оказывается двойственным. С одной стороны, он послужил спасательным кругом – если уж выбирать между дистанционкой и полной остановкой бизнес-процессов, конечно, предпочтительнее первое. С другой – новый режим выявил определенные риски.

● Дороговизна. Как указывает Forbes со ссылкой на HeadHunter, переход на удаленку в среднем обходится малому бизнесу в сумму до 200 тыс. руб., среднему – до 3 млн руб., крупному – до 5 млн. руб. Деньги нужны в основном на обеспечение информационной безопасности, закупку ПО и оснащение домашних офисов техникой.

● Спорная эффективность. В упомянутом исследовании НАФИ подчеркивается, что 82% респондентов – собственников бизнеса, предпринимателей, управленцев – считают, что работа в дистанционном режиме менее эффективна.

Безусловный плюс ситуации – в том, что российский бизнес получил уникальный опыт, который часть компаний будет использовать и в дальнейшем, ведь перспектива завершения карантина не отменяет финансового кризиса, поэтому бизнесу и после возвращения к «мирной» жизни придется адаптироваться к непростым экономическим условиям.

Агрегатор по поиску работы и персонала Trud.com опросил экспертов-практиков на тему «Как организовать для сотрудников виртуальное рабочее место?». Эксперты поделились впечатлениями и конкретными инструментами для организации эффективной работы команды на удаленке.

Мария Чернавина, менеджер по развитию бренда работодателя компании «Декатлон» (европейский лидер по разработке, производству и продаже спортивных товаров):

«Магазины закрылись сразу же, как только вышло распоряжение о карантине. Сотрудники back-офиса переведены на удаленку с 17 марта.

Для сотрудников разработаны digital-правила. Вот некоторые из них:

● Продолжительность презентации по время митинга – не больше 15 минут. Общая продолжительность онлайн-встречи – не более 2-х часов. Продолжительность одного высказывания – 2 минуты.

● Использовать качественное оборудование.

● Вовремя быть на связи.

● Обеспечить себе среду для 100%-ной концентрации.

Не менее важно сохранить душевный баланс, поэтому компания рекомендует сотрудникам доверять только проверенным источникам информации в сети, дистанцироваться от обсуждений, вызывающих чувства страха, растерянности, быть внимательными друг к другу и заниматься спортом минимум полчаса в день.

Используемый софт: google hangout, meet, другие мессенджеры».

Анастасия Симагина, директор оптовой компании «Сигналэлектроникс» (поставка бытовой электроники, радио- и светотехнической продукции):

«Уже 17 марта в домашние офисы переместились отдел ВЭД, PR-служба, отделы персонала и качества, дизайнер и администратор сайта – всего 12 человек. Переход на удаленку обошелся системному администратору в 6 рабочих часов, простой остальных сотрудников удалось свести к минимуму. Вот что было сделано, чтобы работать эффективно, не потерять клиентов и сохранить доход.

● У каждого сотрудника есть недельный план с четко определенными целями.

● Соблюдается этика общения через e-mail, например, 1 письмо = 1 запрос.

● Каждый день сотрудники отчитываются о проделанной работе и планах на завтра.

● Ведутся активные переговоры с новыми партнерами для заведения в ассортимент новой продукции.

● Увеличился рекламный поток, активизировалась работа с социальными сетями.

● В мессенджерах проходят флеш-мобы для поддержания позитивного настроя».

Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум» (компания-создатель СrocoTime, программы для учета рабочего времени)

«Базой является техническая составляющая. Важно обеспечить сотрудникам доступ в интернет, ПО, укомплектовать команду техникой (гарнитура, микрофоны, веб-камеры, наушники и т. д.), обеспечить информационную безопасность.

Минимальный набор программного обеспечения включает:

● корпоративный мессенджер (Slack/RocketChat/Wire/Telegram);

● сервис для видеоконференций (Skype/Zoom);

● работа с документами (связка Google-инструментов);

● управление проектами (Jira/Trello/Wrike/Asana);

● удаленный доступ (TeamViewer/Screen Sharing/AeroAdmin)».

Владимир Хатунцев, предприниматель, эксперт в области ремонта бытовой техники, основатель компаний «Мастер Плюс», «Техсервис»:

«Техническая составляющая эффективности включает: удаленный доступ к корпоративной сети, аудио- и видеосвязь, систему для контроля результатов и совместного доступа к документам, наличие аппаратуры.

Эффективность менеджмента – это:

● Наличие KPI для каждого сотрудника,

● Планирование на день, неделю, месяц и контроль выполнения задач,

● «режим тишины» – промежутки времени, когда специалист не отвлекается на отчетность, запросы руководителя, а занимается только текущими задачами.

Важным является доверие: постановки целей и контроля их достижения достаточно для эффективной работы, нет необходимости вмешиваться в работу специалистов при каждом удобном случае».

Алексей Готсданкер, бизнес-архитектор, член рабочей группы проекта по удаленной работе компании ICL Services (цифровые решения для бизнеса, информационная безопасность, разработка приложений)

Компания перевела 90% сотрудников на удаленный режим и менее чем за 14 дней помогла перейти на удаленку части своих клиентов.

Есть содержательный аспект – выработка критериев оценки эффективности по выполненным целям и задачам. Эта задача достаточно сложная. Один может выполнить задачу за несколько минут, а другому на это потребуется пара дней. Возможности заглянуть через плечо у руководителя не остается, приходится искать другие варианты.

А собственно организация виртуального рабочего пространства – вопрос технический.

Безопасность работы из дома сотрудников может быть обеспечена благодаря технологиям лидирующих производителей решений виртуализации Citrix Cloud и Microsoft Azure – Virtual Desktops.

Залог безопасности заключается в работе пользователей в виртуальной рабочей среде, где корпоративные данные и ресурсы находятся под надежной защитой от вирусных атак, утечки или кражи. Для наиболее безопасной и удобной работы с корпоративными ресурсами решение дополняется средствами доступа VPN. В организациях, где сотрудники уже имеют корпоративное оборудование или используют для работы личное оборудование, возможно внедрение облачных решений на базе Microsoft 365 и их настройка в соответствии с бизнес-целями организации».

Обобщим. Режим удаленной работы вряд ли стал поводом к изобретению новых революционных способов сотрудничества в команде. Для сохранения эффективности важны постановка целей и контроль результатов их достижения, выбор эффективных инструментов для взаимодействия (приложения, облачные сервисы, CRM, мессенджеры и пр.) и грамотный менеджмент, включающий не только контроль, но и общение, доверие, заботу о душевном равновесии сотрудников.