Электронная транспортная накладная: экспертная оценка рисков и преимуществ

Несмотря на то что с нового года электронные перевозочные документы приобрели статус официальных, многие вопросы остаются открытыми, и эксперты сомневаются в стопроцентной готовности рынка к работе по новым правилам.

Оценить перспективы перехода и стоимость вопроса, взвесить плюсы и минусы и прокомментировать причины затянувшегося перехода на ЭДО для логистической отрасли мы попросили:

Николая Галкина, IT-директора Itella в России

Викторию Горячеву, заместителя главного бухгалтера московского представительства группы компаний AsstrA

Ивана Головко, руководителя направления международных автоперевозок компании Kuehne+Nagel в России

Маргариту Табунову, директора по транспортным операциям FM Logistic

R&L: Как вы оцениваете готовность логистического рынка к переходу на ЭДО? Готова ли ваша компания к использованию электронных транспортных накладных?

Н. Галкин: Рынок в целом готов к переходу на ЭДО, более того предложение безбумажного документооборота входит в стандартный пакет услуг многих логистических операторов.

Что касается нашей компании – мы давно к этому готовы. Itella была в числе первых участников эксперимента по внедрению электронной транспортной накладной.

В. Горячева: Логистическая отрасль развивается очень динамично, и такие современные инструменты, как ЭДО, помогают ей идти в ногу со временем. Наша компания активно использует обмен электронными документами. Внедрение электронных транспортных накладных (ЭТрН) пока находится в стадии обсуждения, поскольку подразумевает наличие технической возможности работы с электронными документами как минимум трех сторон (грузоотправителя, грузополучателя и самого перевозчика).

И. Головко: В целом переход первичной документации (счета-фактуры, акты) на электронный документооборот уже состоялся. Что касается использования электронной транспортной накладной, то в настоящее время существуют только базовые законодательные акты, и мы пока наблюдаем, как будет проходить их внедрение на практике.

М. Табунова: Если говорить про электронные транспортные накладные, то на системном уровне мы и другие операторы еще не готовы к их внедрению. В первую очередь, до конца не сформированы требования к электронной транспортной накладной (ЭТрН) – мы только сейчас начинаем получать комментарии от ФНС по наполнению данных документов.

Как только все требования будут утверждены и сформированы, можно будет говорить о том, что компании начнут готовиться к системным решениям для масштабирования процессов внедрения электронной транспортной накладной. Понадобится серьезная и глубокая доработка информационных систем: интеграция с ЭДО-провайдерами, обучение водителей использованию ЭТрН. Необходимо будет приводить документацию с клиентами – приложения к договорам, допсоглашения – в соответствие с новыми требованиями. Возможно, это также придется сделать и самим заказчикам со своими грузополучателями. Будет проводиться очень масштабная работа и полноценный переход на ЭТрН, что займет не один год.

R&L: Как, по-вашему, их внедрение повлияет на рынок, каких ключевых изменений на рынке перевозок можно ожидать?

Н. Галкин: Внедрение ЭДО, безусловно, окажет позитивное влияние на рынок.

Сейчас автомобильная отрасль отстаёт в автоматизации бизнес-процессов из-за сложностей с перевозками, например: водитель не имеет возможности взаимодействовать с документом на погрузке, нет возможности подписать документ в местах, где отсутствует доступ к интернету или мобильной связи. А также огромного количества специфичных документов, неоднозначных требований законодательства и мультимодальных схем доставок.

ЭДО во многом позволит решить данные проблемы. Что касается ключевых изменений в этой области, то я ожидаю выработки стандартизированного подхода к передаче ЭТрН и интеграции информационных систем участников перевозок, платформ операторов ЭДО и государственных информационных систем.

В. Горячева: Распространение ЭТрН будет иметь положительное влияние на рынок, так как продолжится цифровая трансформация логистической отрасли, что приведет к прозрачности ее работы.

И. Головко: Внедрение электронной транспортной накладной значительно ускорит процесс взаимодействия в цепочке клиент-экспедитор-перевозчик. Неоспоримым плюсом станет то, что перевозки станут более прозрачными.

М. Табунова: Безусловно, цифровизация – это движение вперед. Она приведет к сокращению числа потерь и оборота бумажных документов, а также сэкономит время на их возврат и доставку. Всё это положительные изменения для рынка. С другой стороны, запуск и проработка цифровых решений потребует как финансовых, так и временных затрат, поэтому очевидно, что в первое время на рынке будет присутствовать некоторая растерянность, как это бывает перед внедрением чего-то нового. Постепенно игроки будут подстраиваться под эти изменения и работать в новых условиях.

R&L: Какие плюсы от перехода на ЭДО получат именно логистические компании?

Н. Галкин: Среди очевидных плюсов перехода на электронный документооборот – снижение издержек на ручную обработку бумаг, ускорение процессов, повышение их прозрачности и эффективности.

Также речь идет об оптимизации цепочек поставки продукции (снижаются простои транспортных средств из-за профилактических остановок со стороны контролирующих органов).

Ну а максимальный эффект от внедрения ЭТрН получат те компании, которые сейчас переводят в цифровой вид документы, предшествующие перевозке, и работают с электронными закрывающими документами, включая УПД.

В. Горячева: Внедрение ЭДО в первую очередь сказывается на снижении издержек – как временных, так и денежных. Так, закрывающие документы в цифровом виде могут быть отправлены в другой конец страны буквально за пару минут, в то время как на распечатку и отправку бумажного варианта уйдет как минимум несколько дней. Экономия средств при этом может достигать нескольких сотен тысяч рублей в год (исключаются расходы на печать, хранение и доставку всех бумаг). Также применение ЭДО оптимизирует бизнес-процессы, исключая вероятность потери документов и открывая доступ к ним заинтересованным сотрудникам внутри компании.

И. Головко: С электронным документооборотом мы связываем такие преимущества, как ускорение оплат, прозрачность работы с перевозчиками и клиентами, что упростит взаимодействие с налоговыми органами.

М. Табунова: Очевидный плюс – это ускорение возврата транспортных накладных, что означает возможность более оперативного выставления счетов за оказанные клиентам услуги и более быструю оплату.

R&L: Какие вопросы, на ваш взгляд, пока не решены для успешного перехода рынка на ЭДО? Как вы полагаете, почему этот переход в целом так затянулся?

Н. Галкин: Не стоит недооценивать риски и сложности перехода на ЭДО. Как никогда актуальны вопросы обеспечения информационной безопасности, а также безопасности хранения данных. Если говорить конкретно про ЭТрН, то законодательная база пока не проработана должным образом: особенно много вопросов относительно практики применения такой накладной экспедиторами. Представители бизнеса в сегменте международных перевозок сталкиваются с ещё большими проблемами: существуют различные подходы законодательства разных стран к форме и типу используемых документов, возникают вопросы по взаимному признанию электронных подписей и правовому регулированию транзитного перемещения грузов.

В. Горячева: Не все компании готовы переходить на ЭДО из-за низкой осведомленности и боязни делать двойную работу, то есть помимо электронного вести еще и бумажный учет. Кроме того, обучение сотрудников не всегда бывает быстрым, особенно это касается больших корпораций. А если у компании не так много сделок, то переход на ЭДО ей не будет финансово выгоден, поэтому всегда необходимо соотносить затраты на бумажный документооборот со стоимостью перехода на цифровой.

И. Головко: Как я уже говорил выше, практическое внедрение ЭТрН на рынке только обсуждается. Чтобы начать массовое применение транспортной накладной в электронном виде, нужно получить подробные разъяснения со стороны органов государственного управления о нюансах ее использования. Также необходимо обеспечить техническими средствами водителей, получателей и грузоотправителей, которые будут объединены в единую прозрачную экосистему, чтобы все работало корректно.

М. Табунова: К основным причинам, препятствующим массовой цифровизации многих бизнес-процессов, можно отнести нехватку времени – это видно на примере распространения электронной транспортной накладной в России. Также для реализации данного проекта требуются определенные ресурсы — как материальные, так и кадровые. Не менее важную роль играют размер бизнеса и его приоритеты. Для кого-то переход на ЭТрН – это быстрый процесс, а для кого-то – медленный.

Сейчас рынок находится на стадии выжидания. Стоит учесть и то, что с 1 января 2021 года были введены новые правила заполнения бумажной транспортной накладной, поэтому участники рынка скорее обеспокоены этими изменениями.

R&L: Как вы оцениваете «цену вопроса» перехода на ЭДО?

Н. Галкин: Цифровизация бизнеса сегодня идёт быстрыми темпами, и, по моему мнению, через полтора года мы придём к безбумажному обороту.

Что касается затрат, необходимых для перехода на ЭДО, то они не столь значительны и не окажут сильного влияния на стоимость услуг логистических провайдеров.

В. Горячева: Одним из преимуществ такого перехода является относительная дешевизна использования программных продуктов, при этом экономия средств позволяет окупить внедрение ЭДО в самое короткое время.

М. Табунова: Мы еще не до конца проработали данный вопрос, но могу сказать, что это будут миллионные инвестиции, поскольку все, что касается IT-интеграций, требует серьезных финансовых вложений.