Архив на аутсорсинг, или
Как спасти документооборот
Чем дольше компания работает на рынке, тем больше бумаг накапливается в ее хранилищах. А значит, рано или поздно ей придется задуматься об аутсорсинге хранения документов.
Рассмотрим преимущества сотрудничества с профессиональной архивной компанией полного цикла на примере «Делис Архив».
Среди множества услуг компании «Делис Архив» наиболее востребованными являются хранение, электронный архив, сканирование и уничтожение документов
Передача документов на ответственное хранение позволит сократить затраты на хранение и обслуживание документов, повысить эффективность собственных сотрудников путем снижения непрофильной нагрузки, высвободить офисное пространство под решение ключевых бизнес-задач. Кроме того, компания сможет защитить себя от рисков разглашения конфиденциальной информации, порчи и утраты документов и обеспечить преемственность процессов при управлении документами.

Компания «Делис Архив» оказывает услуги по хранению документации коммерческих и государственных организаций, а также физических лиц. Среди множества услуг компании наиболее востребованными являются хранение, электронный архив, сканирование и уничтожение документов. Компании – партнеры «Делис Архив» на собственном опыте убедились в том, что передача архивов на аутсорсинг позволила им на новом уровне выстроить процессы работы с документами.
Мы реализовали тысячи серьезных проектов для российских и зарубежных компаний и знаем, что повышает эффективность, а что приводит к фиаско. Делиться знаниями – это наш вклад в развитие бизнеса наших партнеров
Кейс 1. Управление архивом больше не заботит глобальную корпорацию

Одним из заказчиков «Делис Архив» стала международная корпорация, работающая в индустрии здорового образа жизни, продукция которой распространяется более чем в 95 странах мира через широкую сеть торговых представителей. Каждый торговый представитель – а их количество исчислялось, конечно, не одной и не двумя сотнями – при подписании договора с компанией отправлял документы для обработки в головной офис. Для обработки и сканирования этих документов было задействовано несколько подразделений компании, дополнительно арендовалось помещение для хранения документов. В какой-то момент хранить накопившуюся и продолжающую поступать массу бумаг собственными силами стало невозможно, и корпорация приняла решение организовать внеофисное хранение и электронный архив договоров с торговыми представителями, которые рассредоточены по всей стране.
С учетом специфики деятельности компании эксперты «Делис Архив» разработали систему, использование которой позволило высвободить рабочее время сотрудников компании для выполнения ключевых задач бизнеса, так как весь процесс управления документооборотом был передан на аутсорсинг, и отказаться от аренды дополнительных площадей под хранение документов.

Теперь со всех регионов торговые представители компании раз в месяц отправляют документы в центр обработки данных «Делис Архив». Каждый договор регистрируется в системе учета данных, сканируется и отправляется на хранение. Скан-образы документов загружаются в веб-кабинет, а резервная копия загружается в файловый обменник клиента.

Веб-кабинет позволяет компании оперативно найти скан-образ любого договора, а также заказать оригинал документа. Избавление от бумажной работы крайне благотворно повлияло на бизнес компании.

Кейс 2: Аутсоринг спас одного из лидеров DIY от бумажного хаоса

Не меньшие трудности с хранением многочисленных документов испытывала международная компания-ритейлер, специализирующаяся на продаже товаров для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада. Структура компании состоит из множества магазинов, каждый из которых является отдельным юридическим лицом. Когда руководство компании осознало, что документооборот оказался под угрозой хаоса, оно обратилось к «Делис Архив» для организации централизованного хранения документов всей сети магазинов.
С компанией был заключен один договор с полным перечнем услуг, которые необходимы каждому конкретному магазину. Теперь каждый магазин компании напрямую отправляет документы на хранение в «Делис Архив» и при этом имеет доступ к управлению архивом именно своего магазина.

Решение позволило освободить дополнительную полезную площадь для хранения товаров, которые реализует магазин. Кроме того, внедрение системы обеспечило безопасное хранение данных с ограниченным доступом к документам.
Кейс 3: Энергоэффективность без бумажной волокиты

Компании – мировому эксперту в управлении энергией и промышленной автоматизации потребовалось организовать внеофисное хранение поступающих документов от дилеров, которые находятся по всей стране. Компания является ведущим разработчиком и поставщиком комплексных энергоэффективных решений для энергетики и инфраструктуры, промышленных предприятий, объектов гражданского и жилищного строительства, а также центров обработки данных, и реализует свою продукцию через крупную дистрибьюторскую сеть. Каждый дистрибьютор регулярно отправляет бухгалтерские документы в компанию, что вовлекало большое количество сотрудников компании в их обработку.
Одним из условий заказчика было поступление документов напрямую на проверку к аутсорсеру, минуя офис компании клиента.

Проанализировав все требования, «Делис Архив» разработал систему, позволяющую учитывать все поступающие документы от дистрибьюторов со всей России. Дилеры присылают документацию на хранение в «Делис Архив» любым удобным для них способом. В среднем в месяц поступает 15 тыс. документов. Компания получила возможность систематизировать документы и выгружать полный отчет из системы учета.

Теперь сотрудники компании всегда знают, какие документы вернулись подписанными и где хранится оригинал документов, а также могут обратиться к ним в любое удобное время.

В итоге высвободилось рабочее время сотрудников компании на ключевые задачи бизнеса, так как за весь процесс управления документооборотом с дистрибьюторами теперь отвечает аутсорсер.
Денис Авдюшин
генеральный директор компании «Делис Архив»
Для нас каждый клиент – особенный. Внимание к клиенту, соблюдение достигнутых договоренностей по сервису, внедрение современных технологий – основные причины успеха нашей компании. Нам не приходится доказывать свой экспертный уровень, нас рекомендуют друзьям и партнерам. Первые клиенты уже более 17 лет работают с нами, а это дорогого стоит. А если у вас остались сомнения, то просто спросите о «Делис Архив» у своих партнеров, ведь, скорее всего, они уже с нами сотрудничают.

Каждый день мы решаем новые задачи и развиваемся для клиентов и вместе с клиентами. Я горжусь тем, что могу назвать «Делис Архив» современной, ответственной и креативной компанией.
Денис Авдюшин
генеральный директор компании «Делис Архив»
Для нас каждый клиент – особенный. Внимание к клиенту, соблюдение достигнутых договоренностей по сервису, внедрение современных технологий – основные причины успеха нашей компании. Нам не приходится доказывать свой экспертный уровень, нас рекомендуют друзьям и партнерам. Первые клиенты уже более 17 лет работают с нами, а это дорогого стоит. А если у вас остались сомнения, то просто спросите о «Делис Архив» у своих партнеров, ведь, скорее всего, они уже с нами сотрудничают.

Каждый день мы решаем новые задачи и развиваемся для клиентов и вместе с клиентами. Я горжусь тем, что могу назвать «Делис Архив» современной, ответственной и креативной компанией.
Итак, если:
1) вы сомневаетесь, эффективно ли используете площадь, где организован архив;
2) ваши сотрудники не уделяют должного внимания решению ключевых задач бизнеса;
3) перед проверкой вы не уверены, что сможете найти все документы;
4) ваши помещения под архив не оборудованы современными системами безопасности;
5) вы беспокоитесь об утечке конфиденциальной информации;
6) время на поиск нужных документов только увеличивается;
7) вы хотите пользоваться готовыми решениями по управлению документооборотом;
8) без личных вложений вы хотите применять современные системы учета документов в своей работе – значит, вам пора задуматься о передаче архива на аутсорсинг!
Приглашаем Вас на экскурсию в наше новое Архивохранилище!
Мы с радостью покажем вам крупнейшее архивное
Хранилище России, а также наш современный центр управления данными и центр сканирования документов.
Запись по телефону:
8 800 707 8700
Контакты Делис-Архив:
www.archiv.ru

info@archiv.ru
2964
3761