Как заработать на банкетах?

Гарантированное планирование и прогнозируемая выручка – самое приятное в организации банкетов. Россияне обожают проводить праздники и тратить на них деньги. Поэтому чаще всего рестораны не ограничиваются типовым меню, а разрабатывают комплексное, включающее салаты, основные блюда, напитки, десерты. В итоге объем еды, рассчитываемый на одного человека, варьируется в диапазоне от 0,5 до 1,5 кг. Разумеется, когда гости приходят в ресторан поужинать, они столько не съедают, поэтому банкеты априори финансово выгодны. Еще один важный момент: некоторые гости приходят в заведение на организованное мероприятие впервые, и если им все понравится, они обязательно потом зайдут сюда еще. 

Существенную роль в банкетном бизнесе играет сезон. Золотая пора банкетов – свадебное лето и период новогодних праздников. Обеспечить заполненность зала круглый год способны только деловые мероприятия, набирающие оборот в последнее время. Если ресторан по местоположению, внутреннему антуражу и меню подходит под проведение официальных приемов, стоит включить и их в перечень предлагаемых мероприятий. 

Зависимость от сезона сглаживается у кейтеринговых компаний. В посткризисный период заметно вырос спрос на проведение выездных фуршетов на выставках, форумах, частных мероприятиях. 

Выгодно ли держать отдельно банкетный зал или лучше иметь ресторан с возможностью закрыть его под банкет – вопрос риторический. «Есть несколько важных параметров, без которых организация банкета крайне затруднительна. В первую очередь, необходим зал площадью более 140 кв. метров. Если помещение слишком большое, можно разделить его на несколько залов: маленький подойдет для празднования дня рождения и проведения деловых встреч, более просторный – для юбилеев, корпоративных праздников и свадеб. В этом случае вы закроете потребности разных гостей и корпоративных заказчиков и не упустите прибыль, охватив более широкую аудиторию. Часто хорошие залы для банкетов располагаются в местах, не слишком удобных с точки зрения транспортной доступности, такие площади не подходят для стандартного ресторана, зато могут эффективно использоваться исключительно под праздники», – советует бренд менеджер r_keeper Юлия Камаева. 

Бывает, что рестораторы боятся: к ним перестанут ходить, если они закроют ресторан на время банкета. Стоит помнить, что лояльные гости скорее всего отнесутся к этому с пониманием, все-таки ресторан – это бизнес. К тому же иногда закрытие под банкет играет заведению на руку: возникает любопытный эффект – гостям хочется посмотреть, чем так выделилось заведение, что его арендуют под праздники. 

«Тем не менее, закрывать заведение под банкет не всегда выгодно, особенно если праздник проводят в высокий сезон, а вместимость зала небольшая. В этом случае нужно просчитать прогнозируемую выручку стандартного дня и сравнить ее с банкетными расчетами. Управляющий заведением, имеющий доступ к отчетам, может выгрузить и сравнить выручку в обычные дни, в выходные и в праздники. На основе статистики, а не собственных предположений, можно будет сделать вывод о том, стоит ли закрывать ресторан на банкет», – советует Юлия Камаева из r_keeper. 

Основные параметры для расчета любого банкета – вместимость площадки, количество посадочных мест, продолжительность мероприятия, время суток, сезон, бюджет мероприятия и меню. 

Различают несколько типов банкетов: банкет-чай, банкет-коктейль, банкет с полным обслуживанием или без. Например, банкет с полным обслуживанием означает, что во время сервировки ни блюда, ни напитки на стол заранее не ставят, подача осуществляется непосредственно во время торжества строго по расписанию. Обычно это мероприятия высокого уровня – приезд иностранной делегации, встреча какого-либо высокопоставленного лица. 

Стандартный банкет – это банкет с частичным обслуживанием, который предусматривает произвольную рассадку гостей и предварительное накрытие столов. Главная составляющая банкет-коктейля – барная стойка, на которой расставляют напитки, закуски, десерты. Чайная церемония, по аналогии, предполагает подачу чая и кондитерских изделий. 

Чтобы обсчитать банкетный ассортимент, нужен перечень всех блюд, а также технологические карты на каждую позицию и закупочные цены. Калькуляция требуется, чтобы понять перемещения и списания продуктов, предотвратить воровство или завышение норм производственных потерь. 

Конечная цена банкета складывается из закупочных цен на сырье, постоянных и переменных затрат. Не бывает двух одинаковых по стоимости мероприятий, бюджет каждого конкретного ивента просчитывается индивидуально, здесь невозможно работать по шаблону. Даже если закупочная цена на продукты одна и та же, не факт, что оплата труда официантов и поваров, затраты на логистику и оборудование будут аналогичными. 

Последние два пункта сильно варьируются в кейтеринге. Из сметы невозможно исключить тенты и шатры, если мероприятие проводится на отрытой площадке. Все эти расходы закладываются в стоимость одного банкетного места. Сюда же входят расходы на декорирование помещения, посуду, ремонт мебели. В особых случаях требуется оборудование для специальных блюд, для разделки мяса при гостях, тележка для торта, бенгальские огни и так далее. 

Продуктовые закупки рассчитывают исходя из количества гостей и объема меню. Число официантов, задействованных в мероприятии, подбирают из расчета один человек на большой стол с 8–10 посадочными местами. 

Разумеется, абсолютно недопустимо использовать некачественные блюда, несвежие продукты и допускать недовесы. 

В классическом банкетном меню все разделы универсальны – это салаты, холодные и горячие закуски, основное блюдо, фрукты и, конечно, десерт. Дополнить ассортимент можно позициями, которые будут готовить на глазах у гостей. Это может быть как горячее, так и десерт. Такой подход добавит в праздник элемент шоу. 

Состав блюд зависит от формата мероприятия. Если предусмотрена порционная раздача, то в качестве закусок подается что-то универсальное. На фуршетный стол ставят сразу все блюда, чтобы каждый смог выбрать понравившееся. Здесь важно учесть удобство и простоту потребления блюд и мобильность подачи. При выборе основного блюда обычно отталкиваются от возможностей самого ресторана и его гастрономической специализации. «Оформлением блюд занимается бренд-шеф. Стандартный подход по количеству еды: банкет на пять часов – не менее 1 кг на человека (и 2 л безалкогольных напитков), фуршет – не менее 700 г. Более полутора килограммов еды на человека закладывать никто не советует, у гостя может возникнуть ощущение, что за еду он переплачивает, особенно если блюда не съедаются целиком и обветриваются», – говорит Юлия Камаева из r_keeper. 

Для того чтобы поддерживать ощущение праздника, важна каждая мелочь, в том числе сервировка стола. Не менее значимы посуда и столовые приборы. Желательно, чтобы они были дорогими и хорошо начищенными. 

Многое зависит от желаний гостей: будут ли на столе деликатесы, оригинальная сервировка и декор, предъявляются ли особые требования к обслуживающему персоналу. Обговаривать меню должен лично шеф-повар, поскольку он лучше любого банкетного распорядителя сможет объяснить гостю тонкости приготовления и подачи блюд. Не лишним будет прописать весь регламент и тайминг мероприятия, включая прогноз времени, затрачиваемого на логистику, приготовление блюд, заказ и доставку от поставщика сырья.

Чтобы выбор пал именно на ваш ресторан, следует предложить несколько вариантов банкетного меню. Подвести гостя к «правильному выбору» довольно просто. Когда гость сравнивает экономичный вариант со средним по цене, он видит, что разница в бюджете невелика, но во втором случае будут поданы уже, к примеру, стейк и красная икра, тогда как в первом – надоевшая куриная грудка и белая рыба. Важно выстроить простую логику и аргументировать затраты закупочными ценами – на ту же красную рыбу и икру. Если гость начинает колебаться, просто предложите ему бонус – блюда от шефа или эксклюзивную подачу. 

«Самые ходовые блюда для банкета – простые и понятные. Дорогое меню от шеф-повара редко пользуется спросом. Домашнюю кухню скорее предпочтут изысканным салатам с раковыми шейками, фуа-гра и запеченной утке. Людям важно не ошибиться в качестве еды и выбрать оптимальный вариант по соотношению цена-качество. Стоит учитывать, что больше всего рестораны зарабатывают на напитках. Любые жидкости – вода, чай, кофе выгодны для заведения, из алкоголя высокая накрутка идет на вино и коктейли, менее выгодны крепкие напитки», – рассказывает Юлия Камаева. В среднем накрутка на напитки достигает 200–300%.

Качественный банкет немыслим без слаженной команды. Обычно управленческий состав включает банкетного менеджера, администратора ресторана, шефа и су-шефа. Если заведение ни разу не практиковало организацию и проведение банкетов, есть смысл пригласить независимого специалиста, который пропишет всю технологическую цепочку. 

Работу банкетного менеджера можно сравнить с работой эффективного менеджера по продажам, который умеет, не навязываясь, предложить свои услуги, владеет ситуацией, использует индивидуальный подход и быстро решает проблемы заказчиков. Если повара готовят с душой, официанты безупречны, то и гости останутся довольны и порекомендуют ресторан знакомым и друзьям. 

Рецепт качественного обслуживания прост: чем меньшее число гостей обслуживает официант, тем лучше его работа. В идеале официанта не должно быть видно – как он убирает посуду, разливает напитки и подает блюда. Оптимальный вариант: на одного официанта не более 10 человек (максимум 20), обычно это один стол. 

Очень грубая ошибка – несоблюдение тайминга, задержка подачи блюд допустима только при обычном обслуживании, на банкетах это очень плохо. Несогласованность по времени выноса блюда означает, что связь с кухней нарушена, в итоге горячие блюда остывают и обветриваются, а салаты начинают «течь». Другая распространенная ошибка – навязчивость официантов. Не стоит отнимать у гостей тарелки, с которых они еще едят или где еще осталось много еды. 

Чтобы команда работала на результат, должна существовать четкая, понятная система премирования персонала. Если она действует, каждый сотрудник будет заинтересован, чтобы банкет прошел хорошо.

Каждый ресторан использует собственные методы – одни вкладываются в рекламное продвижение, другие используют личные связи и организуют праздники «для своих», третьи предпочитают стратегию холодных звонков и обзвон постоянных гостей.

По данным экспертов r_keeper, 97% гостей приходят по наружной рекламе. Остальные 3% – завсегдатаи заведения, их друзья и знакомые, которым порекомендовали это место. Крупные компании накануне сезона совершают «теплые» звонки тем гостям, которые уже приходили в заведение. Предлагают отметить дни рождения или делают специальные предложения в преддверии новогодних праздников. Данные о днях рождения легко узнать, если заведение практикует бонусные системы, использует электронное меню и систематически собирает данные о посетителях. 

Важная статья маркетингового бюджета – управление онлайн-репутацией. Люди больше верят «живым» отзывам в интернете, нежели вкусной картинке в глянце, огромной растяжке на главном проспекте и рекламной публикации в соцсетях. Если банкет был организован плохо, негатив в сети не заставит себя ждать. Следить за отзывами и контролировать качество обслуживания – первичные условия для формирования репутации заведения. 

Существенные бонусы приносят договорные отношения с ведущими мероприятий. Если востребованный ведущий «привязан» к какому-то банкетному залу, то поток заказов гарантирован. Дружба с конферансье выгодна заведению: хороший шоумен имеет свою наработанную базу клиентов, которые периодически заказывают праздники. Это отличный канал рекламы и маркетинга, ведь он постоянно продвигает себя. 

Построение личного бренда шеф-повара также играет на руку заведению и может использоваться в продвижении банкетных услуг. Интересен опыт популярного повара, участника кулинарных шоу, Сергея Малаховского: меню своих ресторанов он периодически выкладывает в соцсети, чтобы люди осознавали уровень качества еды и привлекательность подачи блюд.

Всем известно, что люди обожают подарки. Поэтому, чтобы гость ушел довольным и поделился впечатлениями с друзьями, ресторану следует подготовить сюрприз. Это не обязательно должен быть торт, подойдет цветочная композиция, необычное украшение, элементы сервировки в цвет одежды именинника (цы), если речь идет о дне рождения. Не стоит размениваться на мелочи: брать штрафы за разбитую посуду, выставлять счет за хлеб и так далее. Все это отражается на имидже заведения и может работать как на его продвижение, так и на создание негативного впечатления. 

Банкеты по-прежнему востребованы и способны приносить заведению прибыль. Важно только организовывать их по всем правилам, используя автоматизированные системы, учиться на ошибках, вкладываться в развитие своих услуг. И помнить, что бизнесу в этом плане помогут два кита: четкое планирование и безупречный сервис.