Почему вести розничный бизнес в тетради/Excel в 2018 году станет невыгодно?

Владимир Филипьев, генеральный директор онлайн-сервиса автоматизации торговли Subtotal.ru

Многие представители российского малого бизнеса ведут учет продаж и склада в тетради или Excel. Это неудобно и неэффективно, однако именно «тетрадочники» составляют большую часть рынка. Разберемся в чем причины и почему это скоро изменится.

Примерно 70% розничного бизнеса в России использует тетрадь/Excel. Причины?

Ранее автоматизация учета продаж и склада для магазина была возможна исключительно с использованием коробочного программного обеспечения и требовала обязательного привлечения программистов. Кроме этого, для коробочных программных продуктов необходимо приобретать серверное компьютерное оборудование, они требуют постоянной технической поддержки. Чтобы настроить такую систему, нужно нанимать в штат программиста или заключать договор со сторонней организацией.

Затраты на кассовое оборудование, серверы, программное обеспечение и услуги по внедрению такой системы автоматизации составляют от 100 тыс. до 250 тыс. руб. Дальнейшая техническая поддержка обойдется от 1500 руб./час (либо аналогичная сумма будет выплачиваться на ежемесячной основе). Автоматизировать бизнес таким способом могут себе позволить только крупные магазины или розничные сети, в то время как небольшие магазины, кофейни, пивные или салоны красоты вынуждены доверять тетради, как и сотню лет назад.

Что теряют «предприниматели-тетрадочники»?

В первую очередь, ведение бизнеса в тетради крадет время предпринимателя, управляющего и сотрудников. Вы или ваши сотрудники тратите его на то, чтобы подсчитать количество денег в кассе, создать и напечатать ценники (или написать их вручную), провести переоценку или инвентаризацию. Все это трудоемко, и временные затраты могут измеряться не только в часах, но и в днях. А если вы захотите проанализировать результаты бизнеса, например, продажи и маржинальность, на сбор данных может уйти неделя.

Во-вторых, «предприниматели-тетрадочники» зачастую теряют деньги – из-за непрофессиональных действий сотрудников, занятых рутинной работой. Кроме непреднамеренных ошибок, возможны махинации с товарными остатками или наличными деньгами в кассе, за которыми практически невозможно уследить без системы автоматизации и контроля. Кроме этого, в условиях отсутствия детальной информации о продаваемых товарах и суммарной торговой наценке, приходится вести закупки, не руководствуясь спросом и реальным состоянием склада, а «по наитию». До 20% товаров на складе оказываются просроченными и невостребованными, а то, что действительно нужно было закупить, неожиданно заканчивается.

В-третьих, снижается конкурентоспособность. Потребители товаров и услуг уже привыкли к системам лояльности, скидкам, накопительным картам, оперативному информированию об акциях по SMS и пр. Все это активно продвигается крупными игроками, на фоне которых небольшой магазин или салон, в котором нет своей системы привлечения покупателей или клиентов, просто остается незамеченным.

54-ФЗ – катализатор перехода малого бизнеса из тетради в «облако»

К 1 июля 2019 года каждый розничный магазин, точка общепита или шиномонтаж будут вынуждены приобрести онлайн-кассу (согласно 54-ФЗ) и ее дальнейшее обслуживание. А это – более 20 тыс. руб. единовременно (кассовое оборудование, услуги ОФД и настройки) и не менее 13 тыс. руб. ежегодных расходов (замена фискального накопителя, услуги ОФД и доступ в интернет).

За последние годы появились «облачные» решения для малого и среднего розничного бизнеса, которые превращают кассу в полезный инструмент для предпринимателя. Они недорогие и не требуют практически никаких вложений в компьютерное оборудование. Львиная часть расходов на «облачную» систему автоматизации – это та самая ККТ нового образца, покупать которую вам все равно придется. Если траты неизбежны, сделайте их максимально эффективными!

Итак, в 2017 году было заменено 1,7 млн единиц кассового оборудования на «онлайн-кассы» (ОСНО/УСН, продажа подакцизных товаров, e-commerce). В 2018 году это коснется еще около 1 млн розничных точек (торговля, ИП с сотрудниками). В 2019 году приобрести онлайн-кассу должны будут еще около 1 млн розничных точек (все остальные).

При этом, если вы покупаете ККТ только для того, чтобы соответствовать букве закона, то вы получаете:

• Рабочее место кассира (не самое удобное для продавца, с минимальной пользой для бизнеса);

• Сложное устройство, требующее обслуживания и ремонта;

• Ежегодные обязательные расходы (от 13 тыс. руб.).

Понимая неизбежность происходящего и реальные запросы российского розничного рынка, производители ККТ, ОФД, а также разработчики программного обеспечения для автоматизации создали профессиональные «облачные» сервисы для розницы, подключение к которым делает онлайн-кассу полезным инструментом для ведения бизнеса.

Онлайн-касса – превращаем расходы в инвестиции

Сразу отметим, что такие полезные функции, как контроль продаж, возвратов, средний чек (24/7, онлайн), вы можете получить совершенно бесплатно. Для этого достаточно использовать «личный кабинет» ОФД или вашего производителя ККТ. Вам понадобится только ноутбук и интернет. Как правило, эти возможности предоставляются сразу после регистрации в «личном кабинете» бесплатно. Уточните этот вопрос у вашего поставщика или при выборе онлайн-кассы, а также перед заключением договора с ОФД.

Контроль наличных в кассе, управление ценами, печать ценников по шаблону, мгновенная переоценка группы товаров, привлечение клиентов (программы лояльности) и пр., чаще всего входят в базовый тариф специализированных облачных сервисов и обойдутся вам примерно от 0 до 500 руб. ежемесячно. Эти возможности присутствуют, например, в Дримкас Кабинет («личный кабинет» для пользователей кассового оборудования Дримкас), Магазине приложений ЭВОТОР или в профессиональных облачный сервисах для малого и среднего розничного бизнеса (Subtotal, Мой склад и пр.).

Управление складом и закупками, контроль финансов и расходов, интеграция с бухгалтерией и интернет магазином будут стоить от 500 до 1500 руб. ежемесячных вложений (в зависимости от сервиса).

Таким образом, за 6000 руб. дополнительных ежегодных вложений вы можете получить очень полезный для вашего бизнеса инструмент, а не только ККТ, соответствующую законодательству. Использование облачного сервиса автоматизации позволит сэкономить 90% потерь от непрофессиональных действий сотрудников, вы будете в 10 раз меньше времени тратить на рутину, и, благодаря оптимизации запасов и остатков, сможете сократить сумму склада на 20%. Статистика говорит, что в среднем после внедрения средств автоматизации, средний рост продаж составляет 10–15%, а прирост маржинальности – 5–25%. В итоге можно превратить эти затраты в небольшие, но очень выгодные инвестиции в развитие бизнеса.

Вероятно, «тетради» как метод ведения малого розничного бизнеса в России перестанут массово использоваться через пару лет. Этому способствуют:

1) естественный прогресс, благодаря которому сейчас мы применяем смартфоны вместо записной книжки, облачные хранилища вместо флешки и все чаще – облачные бизнес-сервисы вместо тетради или Excel;

2) государство, вынуждающее малый бизнес применять онлайн-кассы и, как следствие, провести интернет и использовать облачные сервисы (ОФД, nalog.ru) в обязательном режиме;

3) высокая конкуренция со стороны розничных сетей. Предприниматели вынуждены все большее внимание уделять экономии на затратах, привлечению и удержанию клиентской базы (внедрять программы лояльности), всему, что дает более высокую прибыльность и позволяет удержаться на плаву во времена повсеместной глобализации.