Как правильно организовать рабочий график сотрудников

В крупной или не очень розничной сети необходимо четко распланировать – в какой магазин и в какое время должен выйти тот или иной работник. 

Компании, где контроль рабочего времени доведен до автоматизма, отмечают, что эффективное планирование положительно сказывается на производительности и результатах ведения бизнеса.

Система управления рабочим временем была представлена на Санкт-Петербургском экономическом форуме в 2019 году.

Разработчик– резидент Сколково –  компания Timebook.Система, о которой идет речь, представляет собой комплекс различных модулей, который помогает контролировать персонал, задействованный на любых, в том числе, удаленных объектах. Изначально перед разработчиками стояла задача оптимизировать фонд оплаты труда, автоматизировать табельный учет, управление персоналом трех категорий: внутреннего, внешнего персонала, привлеченных сотрудников третьей стороны. 

Как отметил менеджер отдела внедрения Timebook Олег Батанов, «сейчас решение используют в таких компаниях как АШАН, Лента, М.Видео.Как показали результаты внедрения экономия на оптимизации фонда оплаты труда составляет 3%, экономия на внешнем персонале – до 8 %, помимо этого удалось добиться повышения эффективности планирования внешних ресурсов, а также резкого роста дисциплины труда».

Концепция Timebook заключается в использовании модулей, где в рамках одной системы заключены все категории персонала, как собственный, так, например, и подрядные организации, и существует интеграционное управление. При использовании системы отмечается полная прозрачность процессов.

Система предусматривает глобальный контроль и учет рабочего времени сотрудников и фиксирует все опоздания, преждевременные уходы, перемещения, позволяет проводить табелирование рабочего времени, планировать эффективное использование работников компании или организации.

В работе системы задействована биометрическая идентификация, основанная на распознавании лиц.

Как отмечает Олег Батанов, «внутри системы предусмотрен модуль автопланирования, который, по сути, генерирует различные вводные данные, например, кассовую активность за прошлый период, нормирование действий сотрудников. На основе полученных данных вычисляется потребность в персонале, как собственного, так и внешнего, это позволит составить графики занятости сотрудников.  Обычная практика предусматривает фиксацию прихода сотрудников с помощью магнитных карт или планшетов.

Timebook использует сравнение биометрических данных сотрудников и позволяет точно знать, что пришел именно тот сотрудник, который должен прийти.

Данные появляются в онлайн-режиме в системе, в результате соотношения плана и факта формируется тайминг, который обычно делается вручную. Система, благодаря различным настройкам и правилам, позволяет составить зарплатный, либо дополнительный табель, который необходим компании для того, чтобы учесть переработки или опоздания.