Юлмарт внедрил технологию подписания документов в цифровом формате

Первый этап создания личных кабинетов сотрудников, в которых собрана его персональная информация и реализована возможность подписывать документы в цифровом формате, стартовал в октябре в в новороссийском филиале компании.

Каждая компания, которая работает согласно Трудовому кодексу РФ, сталкивается с необходимостью подписания большого количества документов с сотрудниками. На примере Юлмарта это: 

• от 10 до 18 документов в зависимости от должности при приеме на работу;

 • 4 документа ежемесячно или чаще (график работы, табель, реестр выдачи расчетного листа журнал предрейсовых/послерейсовых медосмотров водителей);

 • 27 документов по необходимости в зависимости от должности (все виды заявлений и приказов на отпуск, кадровое перемещение, ознакомление с локальными нормативными актами и другие).

«При численности персонала свыше 6 тысяч сотрудников и, будучи организацией, которая придерживается строгой буквы закона, ежемесячно в Юлмарте мы готовим и подписываем с сотрудниками более 15 тысяч документов. Дополнительные сложности вносит широкий географический охват компании, включающий порядка 400 объектов в более чем 240 городов присутствия. Это означает для нас необходимость получения «живой» подписи сотрудников, работающих на территориально удаленных точках. Технология электронной подписи и создание личных кабинетов позволяют перевести процесс подписания большинства документов с работниками в цифровой формат, сделать коммуникации с работниками максимально оперативными и прозрачными, а также дают возможность снять функционал подписания документов с руководителей, чтобы высвободить время под решение насущных бизнес-задач. Дополнительные преимущества – экономия пространства под хранение бумажных архивов, отсутствие необходимости распечатывать каждый документ, то есть ответственная позиция бизнеса по отношению к окружающей среде. Мы верим, что удачный эксперимент Юлмарта будет масштабирован на другие российские бизнес-структуры в интересах повышения внутренней эффективности бизнеса, его ответственности перед сотрудниками и с целью развития основ современного информационного общества», - прокомментировала Дарья Беляева, директор по персоналу компании Юлмарт.

Возможность внедрения электронной подписи в деятельность российских компаний появилась еще в 2002 году с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» (1-ФЗ от 10 января 2002 года), однако до сих пор она активно использовалась в основном в банковской сфере и сфере государственных услуг. Юлмарт стал первой компанией, решившей использовать технологию во внутренних HR-бизнес-процессах. Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации осведомлено об инициативе компании и внимательно следит за ходом реализации проекта.

Для реализации новой технологии Юлмарт осуществил интеграцию нескольких IT-систем. Личные кабинеты сотрудников созданы на платформе Битрикс, которая является интерфейсом и импортирует данные из единой HR-системы компании 1С ЗУП 3.0. Усиленная квалифицированная электронная подпись автоматически выдается через третью систему - сертифицированным по всем стандартам Российской Федерации удостоверяющим центром. В будущем будет осуществлена интеграция с ERP системой SAP, в которой автоматически считаются показатели эффективности работы персонала. В результате сотрудник в режиме онлайн сможет увидеть свой текущий уровень дохода и прогноз за месяц.

Практику применения электронной цифровой подписи во взаимодействии компании с сотрудниками в Юлмарте уже признали успешной. До конца октября электронный аналог рукописной подписи будет распространен по всем административным офисам Юлмарта в Южном федеральном округе. Таким образом, в ближайшие 1,5 недели доступ в личные кабинеты с возможностью подписывать документы электронно получат более 500 сотрудников. Юлмарт планирует внедрить инновационную технологию электронной подписи в большинство внутренних бизнес-процессов, требующих подписания документов, и распространить эту практику на все офисные подразделения и регионы присутствия.

«С появлением функции электронной подписи наши сотрудники получили круглосуточный онлайн-доступ к своими расчетными листами в личном кабинете, в который можно зайти с любого устройства и за два-три клика подтвердить факт ознакомления с документом. Здесь же можно задать уточняющий вопрос по расчету заработной платы и получить ответ от ответственного за процесс начисления средств подразделения. Мы отмечаем, что проект цифровой подписи позволил сделать гораздо более прозрачной и оперативной коммуникацию персонала с компанией и создать для каждого сотрудника единое пространство, в котором сведена вся информация, связанная с его деятельностью в Юлмарте», - отметила Ольга Останина, Руководитель департамента внутрикорпоративных коммуникаций и бренда работодателя компании Юлмарт.

В рамках второго этапа внедрения электронной подписи запланировано расширение технического функционала Личного кабинета. Уже в ноябре сотрудники Юлмарта смогут просматривать и подписывать графики и табели работ, контролировать плановые даты своего отпуска - подавать заявления в электронном виде и переносить даты без необходимости распечатывать документы и оставлять рукописную подпись. Полностью перейти на новую технологию Юлмарт планирует в начале 2017 года.