Автоинкассация как средство оптимизации затрат

Сергей Козырь,директор по информационным системам «О’Кей Групп»

Спустя год после запуска российскими ритейлерами первых проектов автоинкассации многие компании стали понимать ее ценность – с точки зрения повышения как уровня безопасности, так и оборачиваемости денежных средств. О преимуществах оптимизации процесса обработки наличных в розничной торговой сети в своем интервью R&L рассказывает Сергей Козырь, директор по информационным системам «О’Кей Групп».

R&L: Какие факторы, помимо усиливающейся конкуренции в борьбе за покупателя, являются сегодня ключевыми при принятии решения о необходимости оптимизации процесса обработки наличных в торговой сети?

С. Козырь: Сейчас в ритейле наблюдается следующая тенденция: большинство крупных компаний проводят политику агрессивной экспансии, стремясь открыть как можно больше магазинов. Ведущие ритейлеры сосредоточены на том, чтобы надежно закрепить за собой определенные сегменты рынка. Таким образом, оптимизация бизнес-процессов не является ключевым направлением деятельности компаний (хотя, безусловно, так или иначе в фоновом режиме эти вопросы решаются).

Для нашей же сети очень важна именно оптимизация – как самих бизнес-процессов, так и связанных с ними расходов. Не секрет, что для большинства компаний первостепенными являются показатели EBITDA (Earnings before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization), отражающие финансовые результаты, демонстрируемые акционерам. Быстрый рост компенсирует недочеты бизнес-процессов и позволяет достигать требуемых показателей EBITDA. Но сегодня становится очевидно, что имеющегося роста сети недостаточно для достижения финансовых целей, поставленных перед нашей компанией. Соответственно, одной из первоочередных задач становится оптимизация текущих затрат через оптимизацию бизнес-процессов.

R&L: Каковы основные проблемы при существующей системе оборота наличных в торговой сети? Насколько, по вашим расчетам, ритейлерам удастся снизить издержки на инкассацию и пересчет наличности при переходе на автоинкассацию?

С. Козырь: В среднем от 50 до 90% оборота торговой сети осуществляется в наличной форме. Безусловно, есть города, в которых доля наличных значительно меньше среднего показателя по стране, например, Сургут. То же самое относится к моногородам, в которых культура использования банковских карт существенно выше. Что касается Москвы и Санкт-Петербурга, здесь доля безналичных операций в ритейле составляет около 20%. Однако количество безналичных платежей растет из года в год, и, возможно, лет через пять их доля будет как минимум равна доле платежей с использованием наличных. При этом наличные деньги, находящиеся в обороте розничного предприятия, требуют тщательного пересчета. Отсюда вытекает первая проблема – стоимость процесса: необходимо пересчитать принятые у покупателей деньги и потом их инкассировать.

Одна из проблем торговых сетей связана с распознаванием фальшивых купюр: кассиры не всегда могут гарантированно выявить фальшивку

Вторая проблема связана с распознаванием фальшивых купюр: кассиры не всегда могут гарантированно выявить фальшивку. Как следствие, третья проблема – временные задержки при перевозке денег от кассы торговой точки до банка. А там, где возникают задержки, появляется и вопрос их стоимости.

Каким образом можно снизить перечисленные издержки? Во-первых, оптимизировать саму логистику процесса. При инкассировании денег в автоматический сейф (ATS) их зачисление на банковский счет происходит в режиме онлайн, что позволяет сэкономить на инкассации как минимум один день. И это очень важно, так как поступившие на счет средства компания может либо инвестировать в развитие бизнеса, либо использовать при проведении расчетных операций. Во-вторых, издержки снижаются за счет экономии времени, которое тратится: а) кассирами (сотрудниками магазина) на пересчет наличности; б) сотрудниками банка (банк избавлен от необходимости пересчитывать купюры, полученные в инкассированных кассетах); в) главным кассиром на учетные операции.

R&L: Каким образом в таком случае можно решать задачу подкрепления касс наличными в течение рабочего дня?

С.Козырь:Данную задачу можно решить следующим образом: кассирам выдается определенная сумма наличных денег (например, около 30 тыс. руб. на смену, в зависимости от количества кассиров и оборота магазина), которая не инкассировалась через систему автоинкассации. Такую схему можно обозначить как переход на Self Checkout с внутренним cash-ресайклингом. В данном случае процесс инкассации осуществляется в кассовой зоне из аппарата приема наличности. В главной кассе в данном случае пересчет не требуется. Очевидно, что таким образом можно решить проблему и с монетой, и с купюрами. Но это отдельный проект, который требует специальной проработки.

R&L: Каковы ключевые преимущества сдачи наличных через ATS по сравнению с самоинкассацией через банкоматы cash-in?

С.?Козырь:?Трудно сравнивать реальные преимущества каждого из этих подходов, потому что речь идет о совершенно разных процессах. Инкассация через ATS

Автоматизация процесса инкассации позволяет банкам в онлайн-режиме получать объективные данные по объему наличного оборота магазинов

В последнее время процесс ценообразования выглядит таким образом, что копейки и рубли в значительной степени «отмирают», не играя особой роли

подразумевает наличие у торговой точки обычных касс и кассиров, автоматизируется только сам процесс инкассации. Инкассация через банкоматы с функцией cash-in требует организации совершенно иных процессов, осуществляемых в кассовой зоне магазина. В мировой практике, насколько мне известно, пока еще нет торговых точек, полностью оснащенных Self Checkout или Self Payment решениями. Везде есть традиционные кассы, в которых покупатели могут оплатить товары наличными, а также кассы самообслуживания, где они могут воспользоваться устройствами Self Checkout. В любом случае на текущий момент времени это процессы, дополняющие друг друга, но никоим образом не взаимозаменяющие.

R&L: Каковы риски для ритейлеров при самоинкассации через ATS на территории торговых центров, с точки зрения обеспечения безопасности?

С.Козырь:На мой взгляд, очевидные риски в части безопасности отсутствуют, наоборот, снижается риск приема фальшивых купюр, так как система отсеет их на этапе инкассирования. Если имеется в виду риск уязвимости кассира в тот временной промежуток, когда он перемещается по торговому залу с наличностью, он, конечно, отчасти существует. Но на этот случай во всех торговых точках есть охрана, которая следит за безопасностью и порядком. Конечно, возможен риск технического сбоя, который может повлиять либо на корректность суммы, либо на своевременность поступления денег на счет. Но для этого и существуют системы мониторинга. Более того, обычно ATS-оборудование находится в собственности банков, и они достаточно внимательно контролируют его работоспособность.

R&L: В России существует проблема сбора мелкой монеты. Некоторое время назад проводился пилот по установке специальных устройств в магазинах, куда клиенты могли вносить монеты, получать чек, который они могли обменять в кассе магазина на банкноты либо оплатить покупку, а кассиры могли в течение дня обеспечить себя разменной монетой. На ваш взгляд, возможен ли гибрид данных устройств для решения обеих проблем?

С.Козырь: На мой взгляд, в оборотах крупных игроков в ритейле проблемы с мелкой монетой не так критичны по двум причинам. Во-первых, кассиры стараются сдавать покупателям мелочь в течение дня, чтобы вечером не тратить много времени на пересчет и подготовку денег к инкассации. Во-вторых, процесс ценообразования выглядит таким образом, что копейки и рубли в значительной степени «отмирают», не играя особой роли. Поэтому насколько те дорогостоящие инструменты по пересчету монет, которые присутствуют на рынке, необходимы в рознице, – большой вопрос. В свое время мне приходилось оценивать такие проекты, и я полагаю, что они не окупаются.

Если в корне менять процесс, например выдавать бар-коды клиентам, то это опять же палка о двух концах. Все ритейлеры борются за рабочее время кассиров, потому что грамотные и профессиональные кассиры в России – это большой дефицит. Поиск квалифицированного персонала в кассовую зону является серьезной головной болью торговых предприятий, поэтому время, которое кассир тратит с клиентом на кассе, очень важно. Внедрение процессов, связанных с дополнительными механическими действиями, может «съесть» всю ожидаемую потенциальную экономию. Мне, по крайней мере, неизвестны примеры внедрения подобных

Для совершенствования техно- логии оборота наличных денег следует связать циклы оборота наличности в банках и ритейле с интеграцией услуг инкассации и расчетно-кассового обслуживания

массовых решений на рынке, которые бы произвели реальный эффект. И даже в Европе, где в обороте находится достаточно много монет, такого рода решений видеть не доводилось.

R&L: Каковы ваши прогнозы по дальнейшему развитию направления автоинкассации в ритейле? Останется ли внедрение данной технологии «привилегией» только крупных игроков? Насколько она актуальна для других сегментов розницы? Насколько заинтересованы банки, обслуживающие ритейл, в продвижении подобных технологий автоинкассации?

С.Козырь:По моему мнению, интерес банков к автоматизации процесса инкассации довольно велик, так как при этом они в онлайн-режиме получают объективные данные по объему наличного оборота магазинов. Кроме того, сегодня у крупных торговых центров можно часто наблюдать очередь из инкассаторских машин, которые выстраиваются в линейку по 5, 10 и даже 15 штук. А ведь время, которое они тратят на ожидание, – это деньги, и очень приличные. Автоинкассация помогает иначе спланировать маршрут инкассации, выбрать оптимальное время. Банк сам решает, когда ему удобно инкассировать ATS, сколько и куда машин направить.

Безусловно, банки крайне заинтересованы как в оптимизации своих затрат, связанных с настройкой процессов инкассирования и пересчета, так и в своевременных данных о денежных суммах и количестве банкнот, которые необходимо инкассировать. Небольшим розничным компаниям такое решение станет интересно лишь в том случае, когда его стоимость будет соответствовать масштабам их бизнеса. А добиться ее заметного снижения можно, только организовав массовое производство таких продуктов. До тех пор оно будет интересно лишь крупным ритейлерам. Благодаря им это направление в течение 2–3 лет должно стать востребованным на рынке, ведь преимущества автоинкассации обсуждаются уже на протяжении нескольких лет, эта тема неоднократно поднималась на различных отраслевых конференциях. Полагаю, что как только компании поймут необходимость оптимизации бизнес-процессов и расходов, эти проекты «выстрелят», и банки будут практически «с конвейера» поставлять оборудование для автоинкассации в торговые точки, оборот которых позволит окупить инвестиции в такой проект. Возможно, появятся другие, более дешевые решения для небольших магазинов – например, малые автоматические сейфы с одним купюроприемником. Конечно, стоимость оборудования будет зависеть от количества вендоров, которых пока немного. Но радует то, что среди них уже появились и российские производители. Как только в этом сегменте возникнет конкуренция, цена устройств станет более приемлемой, и проекты такого рода получат свое реальное развитие.

Банки заинтересованы в получении своевременных данных о денежных суммах, которые необходимо инкассировать